TMS – kryteria wyboru systemu do zarządzania transportem ⁰

Jak wybrać system do zarządzania transportem

Systemy informatyczne stosowane w firmach logistyczno-transportowych znacznie podnoszą ich efektywność, wydajność i rentowność, a przy tym stanowią bazę cennych informacji. Dziś już chyba żadne przedsiębiorstwo z sektora TSL nie wyobraża sobie funkcjonowania bez nowoczesnych programów do zarządzania transportem TMS (Transportation Management System).

Zakres usług oferowanych przez dostawców tego typu systemów optymalizacyjnych jest ogromny; od prostych i tanich do bardzo zaawansowanych i niezwykle funkcjonalnych. Jakimi zatem kryteriami powinni przede wszystkim kierować się klienci przy wyborze konkretnego oprogramowania?

Czym jest TMS?

System zarządzania transportem (TMS) to oprogramowanie, które pozwala na efektywną organizację i planowanie pracy, monitoring i rozliczanie procesów transportowych, przetwarzanie danych dotyczących zamówień i zarządzanie zleceniami. Dzięki danym dostarczanym przez TMS dyspozytorzy mogą z łatwością zawiadywać pracą kierowców i dokonywać kalkulacji kosztów wykonywanych operacji transportowych.

Nowoczesny TMS ma wiele funkcjonalności m.in.: wyznacza i optymalizuje trasy, szacuje koszty transportu, umożliwia wybór najtańszego przewoźnika, planuje załadunek, pozwala lokalizować pojazd oraz ładunek w czasie rzeczywistym (nawigacja GPS wykorzystuje dane z satelity), pozwala na utrzymywanie maksymalnej przestrzeni ładunkowej i magazynowej, umożliwia stałą kontrolę kierowcy, zdalne pobieranie danych z tachografu, rozliczanie faktur transportowych w powiązaniu ze zleceniami transportu, a także zapewnia stałą komunikację (łącznie z możliwością przesyłania dokumentów) między centralą firmy a kierowcą.

System TMS to narzędzie zarówno dla firm transportowych, spedycyjnych, świadczących usługi logistyczne, firm dystrybucyjno-handlowych i wszystkich przedsiębiorstw posiadających własny lub wynajmowany tabor samochodowy.

Współpraca z innymi systemami – kompatybilność

Rozwiązanie TMS może z powodzeniem działać i współpracować z istniejącymi już w firmie systemami np. systemem zarządzania flotą (FMS), które pozwala na uzyskanie i przetwarzanie informacji o stanie pojazdu, czasie jazdy i odpoczynku, czasie i stanie załadunku i rozładunku, czasie obsługi serwisowej, bądź zachowaniu się kierowcy na drodze. Dane te zbierane są przez komputer pokładowy.

TMS doskonale integruje się także z systemami księgowymi, dzięki czemu pozwala na fakturowanie i zarządzanie płatnościami oraz umożliwia tworzenie wezwań do zapłaty i dokumentów windykacyjnych.

W każdej chwili istnieje możliwość rozszerzenia funkcjonalności danego systemu o kolejne przydatne funkcje.

Jak wybrać odpowiedni TMS?

Aby wybrać odpowiedni TMS należy określić przede wszystkim kilka parametrów związanych z rodzajem realizowanego przez firmę transportu. Warto tu wziąć pod uwagę trasy obsługiwane przez danego przewoźnika, określić czy ma chodzić wyłącznie o flotę własną, czy także flotę podwykonawców oraz zastanowić się ile osób w firmie będzie korzystać z systemu. Dostawca oprogramowania powinien wcześniej przeprowadzić wstępną analizę potrzeb i oczekiwań oraz zapoznać firmę ze szczegółowym projektem; przygotowanym pod indywidualne zamówienie. Jeśli projekt okaże się „szyty na miarę” warto rozpocząć wdrożenie systemu.

Uwaga!!! Należy pamiętać, że zakres usług oferowanych przez producentów systemów TMS powinien obejmować nie tylko dostawę programu, ale także przygotowanie programu (określenie specyfikacji, budżetu i harmonogramu wdrożenia), instalację poprzedzoną testami i uruchomieniem prototypu w środowisku biznesowym klienta, szkolenia pracowników, asystę powdrożeniową, całodobowy serwis i utrzymanie oraz doradztwo.

Podsumowując

Zalety wdrożenia w firmie nowoczesnych systemów IT są ogromne. Przede wszystkim programy te pozwalają na redukcję kosztów, podniesienie wydajności pracy, optymalizację procesów transportowych, tworzenie, planowanie i kompleksową analizę tras przewozów, unikanie pustych przebiegów, terminową koordynację dostaw, monitoring zdarzeń związanych z transportem, precyzyjne rozliczanie i kontrolę kosztów oraz obsługę umów i rozliczanie faktur. Wszystko to w istotny sposób przyczynia się do wzrostu konkurencyjności oraz jakości obsługi klienta.

Decydując się na wdrożenie oprogramowania (spośród licznej konkurencji), należy przede wszystkim dobrać właściwe rozwiązanie do realnie istniejących potrzeb.